Zamanla yarışınızda sık sık geride kaldığınızı mı düşünüyorsunuz? Zaman mı size yetmiyor yoksa siz mi zamana söz geçiremiyorsunuz? Her gün fazladan bir saatiniz olmasını istemez misiniz? Cevabınız evet ise beş dakikanızı ayırıp aşağıdaki 20 yönteme göz atmanızda büyük yarar var. Akşam olmuş, işler yetişmemiş… Kaçımız kendi kendimize “Ah bir saatim daha olsaydı!” dememişizdir? Halbuki, günlük çalışma düzeni içinde bir iki doğru alışkanlık, size günde 1 saat kazandırabilir.
İşte size zaman kazandıracak öneriler…
Her işi kendiniz yapmayın :
“Vaktim yok” diye şikayet edenlerin çoğu, delege etmeyi bilmeyenlerdir. Her işi kendiniz yapmak, her şeyi bir de ben göreyim demek kötü alışkanlıklardır. Günlük ve basit işlerden başlayarak, mümkün olduğu kadar, delege etmeyi öğrenin.
Telefonu telesekretere yönlendirin :
Telefon, işi sürekli böler. Sekreteriniz varsa, kiminle ne zaman konuşacağınızı önceden belirleyin. Yoksa, bir telesekreter kullanın: Mesajı dinleyin, önemli olanlara siz cevap verin. (Cep telefonu da aynı görevi görmeli: Arayana bakın, gerekliyse siz arayın.)
E-postalara takılıp kalmayın :
(İşiniz aksini gerektirmiyorsa) Gelen e-postalara günde 2-3 kereden fazla bakmayın. Şu şu saatler arasında mesajlarıma bakacağım, şu şu saatlerde cevaplayacağım diye bir kural koyun. Genelde sabah işe başlamadan, öğlen yemek öncesi, akşam çıkmadan…
Posta kutunuzu düzenleyin :
Ayrıca, zaman kazanmak için, posta kutunuza da bir düzen getirin. Eski mesajları neye göre düzenleyeceksiniz (gönderene göre mi, konuya göre mi…). Ondan sonra otomatik düzenleme için (gerekirse bir uzmanın desteğiyle) gerekli emirleri verin.
Öğle yemeğini hızlandırın :
Boğazınıza dizmeden, öğle yemeği için ayırdığınız zamanı kısaltabilirsiniz. Kantine herkesin gittiği, uzun kuyruklar olan saatte gitmeyin. Yarım saat önce veya sonra gitmek, size en az bir yarım saat kazandırır. Ayrıca öğlen ağır yemeyin.
İnternette vakit harcamayın :
İşinizi yetiştirememenizin bir sebebi de, internet olmasın sakın? (Fransa’da yapılan bir ankete göre, ortalama bir çalışan internette geçirdiği 86 dakikanın 58’ini şahsi sörfe harcıyor. Ve verimliliği yüzde 14 düşüyor.) Şahsi sörfü boş zamanlara bırakın.
Bir seferde bir iş yapın :
Eğer bir yandan telefonda konuşup bir yandan e-postanıza cevap vermenin size zaman kazandırdığını sanıyorsanız, yanılıyorsunuz. Aynı anda ne kadar çok iş yapmaya çalışırsanız, veriminiz o kadar düşer, zaman kaybedersiniz. Aynı anda iki iş yapmayın, konsantre olun.
Kahve içerken zaman kazanın :
İnsan fark etmeden kahve veya sigara molasında çok vakit kaybeder. Kahve almaya gitmek bile zaman kaybıdır. Kuralları koyun: Günde şu kadar kahve alacağım, şu kadar ara vereceğim, sohbet edeceğim. Ve kalabalık saatlerde kahve makinesinde kuyruk yapmayın.
Bilgisayarla uğraşmayın :
Bilgisayar kendi kendine kapanıp açılıyor, yavaş çalışıyor, internete bir türlü girmiyor, gönderdiğiniz dosya gitmiyor… Bilgisayar işinizi kolaylamalı, hızlandırmalı, aksi değil. Teknik servis arızaları gidersin, siz de kullanmayı iyi öğrenin.
Sürprizlere hazır olun :
Zamanınızı planlar ve düzenlerken, sürprizlerin kaçınılmaz olduğunu da unutmayın. Beklenmedik ama reddedilemez bir telefon veya ziyaret, ters giden bir iş… Aylık, haftalık, günlük programınızı yaparken “beklenmedik durumlar” için yüzde 20’lik 30’luk bir boşluk öngörün. (Alıntı)
Sevgiyle kalın…
